Kurumsal E-Posta Size Ne Kazandırır?

Şirketiniz, markanız ve kurumsal kimliğiniz titiz çalışmalar sonucunda oluşturulmuş, sizi temsil eden önemli yapılardır. Özenle tasarlanan logonun basıldığı kartvizitlerde renk seçiminden yazı fontuna kadar her noktaya dikkat edilirken, burada yazan mail adresine de dikkat edilmesi gerekir. Kartvizitlerde, kurumsal yazışmalarda mail karşı tarafın en çok dikkat ettiği noktalardan biridir. Kurumsal mail uzantısı firmanızın müşterilerinize ve rakiplerinize iyi bir izlenim bıraktığı gibi aynı zamanda güvenilir de bir duruş kazandırmaktadır. Bu sebeple e-posta adresine mutlaka dikkat edilmesi gerekir.

Kartvizitleriniz nasıl kurumsal bir etkileşime sahipse e-posta adresiniz de aynı işlevi görür ve potansiyel müşterilerinize etkili bir ilk izlenim oluşturur. Durum böyleyken şimdi bir daha düşünelim;

Kullanıcı için bir etkileşim sağlamayan sıradan bir e-posta adresi kullanmak mı yoksa şirket isminizi barındıran ve akılda kalıcı bir e-posta adresi mi kurumsal kimliğinizi doğru şekilde temsil edecektir?

 

Kurumsal E-posta Nedir?

 

İş hayatında hızlı ve kolay iletişim kurmanın en etkili yolu olan e-posta, hem bireysel hem de kurumsal yazışmalarda ilk tercihtir. Konuşmaların üzerinden uzun zaman geçse bile saklanabilmesi, özellikle kurumsal yazışmalarda bir yazılı beyan niteliğinde olması ile e-posta, her işletmenin en önemli iletişim aracıdır. Kurumsal e-posta ise işletmenizin adıyla eşleşen,  kişiselleştirilmiş e-posta hesaplarını içerir. Şirket uzantısını taşıyan bu e-posta hesapları belki de kurumsal kimliğinizin en önemli unsurlarından birini oluşturur. Örnek vermek gerekirse;

isimsoyisim@şirketadı.com
bilgi@şirketadı.com
satış@şirketadı.com 

Kurumsal E-posta Kullanımı Neden Önemlidir?

 

Yoğun iş hayatında sürekli olarak kullanılan e-postalarınız için Gmail ve Hotmail vb. gibi birçok e-posta servisi bulunmaktadır. Bireysel kullanıcılar için oldukça ideal olan bu servisler şirketinizin imzasını taşımaması ve güvensizlik yaratması gibi nedenlerle kurumsal işletmeler için kullanışlı değildir. Şirketinizin kurumsal kimliğini ön plana çıkarmak için artık anonim ve herkes tarafından alınabilen @hotmail.com ve @gmail.com gibi uzantıların yerine kendi şirket uzantınızı tercih etmelisiniz. Çünkü kurumsal e-posta tamamen size ve şirketinize özeldir. Hem mobil cihazınız hem de bilgisayarınızda yer alan e-posta programları aracılığıyla kullanabileceğiniz bir alt yapı hizmeti oluşturur. Bu sayede kurumsal e-posta, iletişim konusunda güvenli bir alana sahip olmanızı sağlar Ayrıca, müşterilerinize doğru kişiyle iletişim halinde olduğunu göstermek için mükemmel bir yoldur.

 

Kurumsal E-posta Kullanımının Avantajları

 

1-Profesyonel Görünmenizi Sağlar

 

Yazışmalarınızı, tekliflerinizi ve müşteri iletişiminizi kurumsal e-postanız ile yürütmek şirketinize artı değer katar. Ayrıca, kişisel e-posta adresinizi; kartvizitlerinize, web sitenize ve çok daha fazlasına ekleyerek şirketinizi her yerde tanıtma imkânına sahip olursunuz. Araştırmalara göre kurumsal e-posta kullanımı ile alıcıların e-postayı açma oranları artıyor. Bu aşamada kurumsal e-posta kullanımı, markanızı büyütmek ve kurumsal kimliğinizi güçlendirmek için kullanışlı bir araç haline geliyor.

 

2-Müşterileriniz ile Güven İlişkinize Katkı Sağlar

 

Güvenilir olduğunuzu göstermenin en pratik yolu! Kurumsal e-postanız şirketinizin dijitaldeki kimliğini oluşturur. Müşteriler çoğunlukla şirketlerin kendi şirket isimlerini veya markalarını içeren bir e-posta adresine sahip olmalarını bekler. E-posta adresiniz alan adınızla veya şirket isminiz ile eşleşiyorsa müşterilerin işletmenizi tercih etme olasılığı 9 kat daha yüksektir.

 

3-Marka Konumunuzu Güçlendirir 

 

Kurumsal e-posta, şirketinize dijital bir kimlik oluşturur. Üretkenliğinizi artırır ve şirketinizdeki işleyişin daha iyi çalışmasını sağlar. Profesyonel şirketler marka konumlarını güçlendirmek ve müşterileriyle tanışmak için bu aracı kullanırlar. İnternette güçlü bir varlığa sahip olmak ve büyüme hedeflerini gerçekleştirmek için küçük ama etkili bir yatırım yaparlar. Siz de satış gücünüzü geliştirmek ve yeni potansiyel müşterileriniz ile bağlantı kurmak için bu mükemmel aracı kullanabilirsiniz. Bu sayede rakipleriniz arasında fark yaratarak marka konumunuzu güçlendirebilirsiniz. 

 

Kurumsal E-posta Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler 

Kurumsal e-posta kullanılırken dikkat edilmesi gereken birkaç nokta vardır. Öncelikle kurumsal e-posta uzantısıyla oluşturulan hesaplar karmaşık veya anlamsız olmamalı, diğer e-posta sağlayıcılarda olabilen nickname gibi takma adlar yerine mutlaka kişilerin kendi isimleri veya çalıştıkları departmanın adı kullanılmalıdır. Örnek vermek gerekirse;

muhasebe@şirketadı.com 
ayşe@şirketadı.com gibi mail adresi açık ve anlaşılır olmalıdır.

Kurumsal e-postada bir diğer önemli nokta ise mail imza oluşturmaktır. Mail imza üzerinde dikkatle düşünülmesi gereken önemli bir ayrıntıdır.

 

Mail İmza Nedir?

Mail İmza, gönderdiğiniz maillerin alt kısmında yer alan ve sürekli olarak sabit kalan metin veya görsel alnıdır. Mail imza kişinin veya şirketin önemli gördüğü bilgilerin yer aldığı, kişiselleştirilebilen ve hatta görselleştirilebilen bir metindir. Bu açıdan mail imzanızı dijital kartvizitiniz olarak düşünebilirsiniz.  Otomatik olarak eklenen mail imzanız gönderdiğiniz her e-postanın altında yer alır ve içerik veya görsel olarak siz bir değişiklik yapana kadar aynı şekilde kalmaya devam eder. Yani her defasında yeni bir tasarım oluşturmaya ihtiyaç duymazsınız.  

Mail İmza Neden Önemlidir?

Mail imza, kurumsallaşma ve markalaşma hedefi olan her şirketin sahip olması gereken bir unsurdur. Profesyonelliğin bir gereği ve göstergesidir. Profesyonel bir çizgi yakalamaya çalışan küçük veya büyük tüm şirketler bu aracı kullanır.

Mail imza, ismi geçen şirkete bağlı olarak çalıştığınızın ve ismi geçen şirketi temsilen iletişim kurduğunuzun bir kanıtıdır. E-posta imzası küçük bir detay gibi gözükse de aslında profesyonel iletişim açısından büyük öneme sahiptir. Kullanılmadığı takdirde, e-postanın ulaştığı kişide güvensizlik oluşmasına ve kişinin içeriğe itibar etmemesine neden olur. Çünkü e-postanın ulaştığı kişi, nereden veya kimden geldiğini anlamadığı bir içeriği önemsemez. Hatta bu şekilde gönderilen kurumsal e-postaların kurum itibarı açısından da olumsuz bir etkisi olabilir. 

Not: Mail imzanız var ve eklemekte sorun yaşıyorsanız  Mail İmza Nasıl Eklenir yazımızı inceleyebilirsiniz. 

Örnek mail imza tasarımı;

 

Kurumsal E-posta Nasıl Alınır?

• İlk olarak bir alan adı (domain) kaydedin
• şirketismi.com şeklinde şirket isminizi, kendi adınızı soyadınızı ya da istediğiniz bir ya da bir kaç kelimeden oluşan domain (alan adı) kaydınızı yapın
• Bir hosting servisi satın alın veya bir hosting sağlayıcı ile anlaşın
• Sonrasında hosting paketinizin içeriğine göre kurumsal e-posta hesabı oluşturabilir ve diğer hizmetlerden faydalanabilirsiniz.

 

Tüm bunlar size çok mu karışık geldi? İsterseniz kurumsal e-posta hizmeti almak için bir web ajansıyla görüşebilirsiniz. Web Ajansları bu süreçleri sizin adınıza oluşturur ve takip eder. Üstelik e-posta hizmetinde oluşabilecek aksaklıklarda anında müdahale ederek e-posta almak/göndermek gibi işlemlerinizde sorun yaşamanızın önüne geçilmiş olur. Eğer siz de kurumsal e-posta hizmeti almak isterseniz bizlerle iletişime geçebilirsiniz. Bunun için tek yapmanız gereken  0222 220 03 77 numarasından aramak veya iletişim sayfamızdan bize ulaşarak talebinizi iletmektir.